一个演示文稿文档应由若干个大小相同的幻灯片（页面）组成，每个幻灯片可以有自己独立的背景，也可以使用共同的模板。每张幻灯片都借助于其中的文字、图像、声音等多种媒体形式来呈现要表达的内容。
由于演示文稿系统的主要目的是用于演示，用于计算机投影和演讲。因此，与文字处理软件不同，演示文稿的内容以展示文档的目录、标题、关键词、图表或图像为主，而不注重文档的详细内容。
当然，为了组织页面和提升演示过程的吸引力，演示文稿也支持超级链接，还支持页面切换的特殊效果和媒体对象的自定义动画。
在以计算机服务于办公、教学的过程中，曾经出现过多套演示文稿系统，但最著名、应用最广泛的系统是美国Microsoft公司生产的PowerPoint系列产品。
作为Office系统中的一个组件，PowerPoint和它的姐妹组件Word系统一样，不要求使用者具备编程功底。如果要设计丰富多彩的文件，只需掌握一些类似排版的工作就能够实现丰富多彩的艺术特效。因此，PowerPoint是被广泛应用的一个文稿演示系统，是一种强有力的表达观点、演示成果以及传递信息的软件系统。目前的主流版本是PowerPoint 2010和PowerPoint 2010。