电子表格处理软件集表格计算、数据库管理和图形功能于一体，使用户花较少的时间和精力就可以获得较理想的使用效果。电子数据表格软件的作用主要包括：电子表格功能、图表功能、数据库功能。
电子表格功能主要体现为强大的数据计算能力，可以借助公式进行大量数据的重复计算。其最大特色是支持保存公式、显示结果，而且单元格内的运算公式在随单元格复制的过程中具有自动调节源单元格地址，以符合结果单元格与源单元格相对位置不变的特性。
图表功能的优势在于能够根据现有的数据制作出不同形状的统计图形，而且统计图形能够自动适应数据的变化，随数据变化而及时变化；
数据库功能主要表现为以二维表格的形式存储客观世界中的同类实体，与关系数据库的概念相吻合，而且能够针对数据表进行复杂的排序、筛选和汇总、统计等工作。
在计算机应用过程中，曾经出现过多套著名的电子表格系统。比较有影响的有：美国Lotus公司生产的Lotus1-2-3、美国Microsoft公司生产的Excel和Multiplan、美国Borland International公司生产的Quattro等。另外，我国也曾经出现过一套风靡一时的电子表格系统CCED，但现在已经消亡。
Excel电子表格系统是美国Microsoft公司的产品，作为Office套件中的一个重要组成部分，它和Word一起经历了从6.0、97、2000、2003、2007和2010等重要版本，每一次版本的提升，都对Excel的功能进行了扩展。到目前为止，Excel已经发展成为一个性能强大、功能复杂的电子表格系统，在会计、数据统计、数据分析领域都有着广泛的应用。