6.5.4 Excel的分类汇总

在数据处理中，经常需要按照某个标准分组，然后对各个组内的成员进行求和、求个数、求均值、甚至计算方差等计算。这就需要使用分类汇总的技术。

1. 分类汇总的含义

所谓分类汇总，就是按照某个字段分组，然后对每组的记录针对某个字段执行求和、或者求个数、求均值等计算。例如，在学生表中，经常需要求取每个单位中学生的人数，就是按照单位分类，然后求取个数。如果需要了解每个单位中获取奖励的均值，就是按照单位分类，针对奖励求均值。

2. 操作方法

(1)要求

分类汇总的基本思路是对记录分组后再计算，因此能够按照某一字段对数据实施分组是完成分类汇总的关键。为此，在实施分类汇总前，必须先保证记录按照分类关键字有序。如果在执行分类汇总前，记录是无序的，那么就必须先执行一个按照分类字段排序的命令，然后才能执行分类汇总命令；

(2)执行分类汇总的方法

首先，选取整个数据表区域。

其次，检查数据表中的记录是否已经按照分类字段有序；如果还处于无序状态，请先执行排序命令。

然后，在【数据】功能卡中找到【分级显示】组块，单击其中的【分类汇总】按钮，弹出分类汇总设置对话框。如图6-32所示。

图6-32对数据表执行分类汇总

第四，按照提示，设置【分类字段】、【汇总方式】，并选择要汇总的字段名。

最后，单击【确定】按钮，确认执行分类汇总。

(3)删除分类汇总结果

如果已经不需要分类汇总结果，就可以直接删除分类汇总。在【数据】功能卡中找到【分级显示】组块，单击其中的【分类汇总】按钮，弹出分类汇总设置对话框。如图6-32所示，

然后，单击【全部删除】按钮，即可删除【分类汇总】结果。