6.5.5 数据库处理的使用案例

1. 数据排序的实例

(1)案例要求

已知Excel工作簿”E0301素材.xlsx”，其中的工作表“职工表”中是某中学全体教师的收入情况表。如图6-33所示。

①按照实发总额降序排列，若两人实发额相同则按照姓名升序排列。

②建立职工表的副本“按照性别排序”，使教师按照性别排序，性别相同的教师则按照姓名升序排列。

③建立职工表的副本“按照基本工资排序”，使教师按照基本工资降序排序，相同基本工资的教师则按照职工号升序排列。

图6- 33数据排序之前的原始状态

(2)操作思路

要对数据表排序，需要选好数据表区域，然后执行排序操作，排序所主要依据的字段为主要关键字，对关键字相同的记录通常可以附加次要关键字，以便更准确地排序。

(3)具体过程

首先，以鼠标拖动选择区域A2:J34；

其次，选择选项卡【数据】中的按钮【排序】，打开排序对话框。

第三，在排序对话框中，设置“主关键字”为“实发总额”，排序次序为“降序”；

第四，在顶部单击按钮【添加条件】，添加一行“次要关键字”，设置次关键字为“姓名”，排序次序为“升序”，最后单击按钮【确定】，完成“排序”功能。

第五，右单击工作表”sheet2”的名称，选择“重命名”，修改为新名称“按照性别排序”。

第六，在工作表“职工表”中，键入<Ctrl>+A进行全选。键入<Ctrl>+C进行复制。

第七，切换到工作表“按照性别排序”，键入<Ctrl>+V粘贴。

第八，选择选项卡【数据】中的按钮【排序】，打开排序对话框。选择排序“主要关键字”为“性别”，排序方式为“升序”；选择“次要关键字”为“姓名”、排序次序为“升序”，然后【确定】。

第九，同理，创建新的数据表“按照基本工资排序”，并按照对基本工资排序。

(4)最终效果

排序之后的最终效果如图6-34所示。

图6- 34处理之后的最终结果

2. 数据筛选的实例

(1)案例要求

已知Excel工作簿”E0302素材.xlsx”，其中的工作表“职工表”中是某中学内每位教师的收入情况信息。如图6-35所示。

①选择出所有的女教师，把女教师信息复制到Sheet2中，并把工作表名称修改为“女教师表”。

②把所有应发总额在10000元以上的男教师筛选出来，把筛选结果复制到工作表“优秀男教师”之中。

图6- 35数据筛选之前的原始状态

(2)操作思路

要对数据表筛选，需要选好数据表区域，然后进入筛选状态。在筛选状态下单选筛选按钮，设置筛选条件，把所需的记录筛选出来。

对于比较复杂的筛选条件，可以通过多次筛选操作来完成。

(3)具体过程

首先，以鼠标拖动选择区域A2:J34；

其次，选择选项卡【数据】中的按钮【筛选】，启动“筛选”状态，在标题行中出现了筛选按钮。

第三，在筛选状态，单击【性别】右侧的筛选按钮。在下拉列表中，只选中“女”复选框，完成第一个筛选操作。

第四，在工作表“学生成绩表”中，键入<Ctrl>+A进行全选。键入<Ctrl>+C进行复制。

第五，切换到工作表“Sheet2”，键入<Ctrl>+V粘贴。

第六，右单击工作表”sheet2”的名称，选择“重命名”，修改为新名称“女教师”。

第七，回到“职工表”，在选项卡【数据】中，再次单击按钮【筛选】，取消“筛选”状态，显示出所有记录。

第八，选择选项卡【数据】中的按钮【筛选】，启动“筛选”状态。在筛选状态，单击【性别】右侧的筛选按钮。在下拉列表中，只选中“男”复选框，完成初次筛选；然后单击【应发总额】右侧的筛选按钮，在下拉列表中，选择“数字筛选”项，设置类型为“大于或等于”，数值为10000。以便完成最终筛选。

第九，在工作表“职工表”中，键入<Ctrl>+A进行全选。键入<Ctrl>+C进行复制。然后，切换到工作表“Sheet3”，键入<Ctrl>+V粘贴。最后，修改工作表名称为“优秀男教师”。

(4)最终效果

数据筛选之后的最终效果。

图6- 36数据筛选之后的最终结果

3. 数据分类汇总的实例

(1)案例要求

已知Excel工作簿”E0303素材.xlsx”，其中的工作表“职工表”中是某中学内全体教师的收入情况。如图6-37所示。

现在需要对比不同单位的职工的平均应发工资和实发工资，然后利用“分类汇总”对不同性别的职工的人数进行统计。并把计算结果存放到新工作表“男女教师”和“按单位计算平均工资”中。

图6- 37数据筛选之前的原始数据

(2)操作思路

复制“职工表”数据到“男女教师”和“按单位计算平均工资”工作表中，分别按照“性别”、“单位”进行分类汇总（汇总方式分别为求个数和均值）。

若原始记录没有按照分组字段有序，则需要先按照分类字段进行排序。

(3)具体过程

首先，右单击工作表”sheet2”的名称，选择“重命名”，修改为新名称“男女教师”。

其次，在工作表“职工表”中，键入<Ctrl>+A进行全选。键入<Ctrl>+C进行复制。

第三，切换到工作表“男女教师”，键入<Ctrl>+V粘贴。

第四，把光标放在“男女教师”工作表的数据记录中，选择选项卡【数据】中的按钮【排序】，打开排序对话框。

第五，选择排序字段为“性别”，排序方式为“升序”，然后【确定】。

第六，把光标放在“男女教师”工作表的数据记录中，选择选项卡【数据】中的按钮【分类汇总】，打开“分类汇总”对话框。

第七，设置分类字段为“性别”，汇总方式为“计数”，汇总字段为“姓名”，最后【确定】。

第八，以同样的方式在“按单位计算平均工资”中计算出每个单位的平均工资。

(4)最终效果

数据分类汇总之后的最终效果如图6-38所示。

图6- 38处理之后的最终结果