Email服务，即电子邮件服务，是利用Internet实现两个用户之间离线传递信息的一种技术。与日常生活中的通信方式相似，Email服务要求通信双方都要在服务器上设置一个邮箱。邮箱可以在同一个服务器内，也可以不在同一个服务器内，但邮箱所在的服务器之间必须是连通的。当一方需要给另一方发信时，不是直接把信件发送到对方的计算机中，而是把信件发送到对方在服务器上的信箱中。因此，Email不要求通信的双方同时在网络上，也不要求通信双方同时打开计算机，但是邮件双方的信箱所在的服务器都要处于工作状态。
收信件的一方可以在任何时间到服务器上自己的信箱中检查有无新信件，并可以把信件取走。
要实现Email通信，必须具备两个服务器，一个是收件服务器，在这个服务器上可以设置许多用户账号，每个账号是一个用户信箱；另一个是发件服务器，其功能是把用户提交的信件传递到收件人账号所在的服务器内，并由该服务器把信件投放到收件人的账号下。
在Internet中，用户的电子邮箱由用户账号及其所在服务器的域名组成。例如笔者的电子邮箱是：maxl@bnu.edu.cn，它表示笔者的信箱所在收件服务器的域名是bnu.edu.cn，maxl是此服务器上的一个账号，或者说是一个用户名。为了防止他人非法打开信箱，对合法用户的信件造成破坏，电子邮箱使用密码限制非法用户对信箱的访问。电子邮件的密码类似生活中的信箱钥匙。
早期的发件服务器对用户发送邮件的申请不加限制，只要有用户向发件服务器提交信件，发件服务器就会把这个信件按照邮件地址传递。然而，随着垃圾邮件数量的增加，给Email服务造成了极大的困扰。为了能够更好地为合法用户服务，绝大多数邮件服务商都增加了发件认证功能，不再为不属于自己管辖范围的用户无偿发送信件。
目前，作为收件服务器的协议主要有POP3协议、IMAP协议等，而提供发件服务的协议主要是SMTP协议。
电子邮件的服务，通常需要借助于3级代理，分别是：MUA、MTA和ＭＤＡ。
MUA（Mail User Agent）邮件用户代理，帮助用户读写邮件
MTA（Mail Transport Agent）邮件传输代理，负责把邮件有一个服务器传到另一个服务器或邮件投递代理
MDA（Mail Delivery Agent）邮件投递代理，把邮件放到用户的邮箱里
Email主要以两种模式为用户提供服务：Webmail模式和客户端软件方式。顾名思义，Webmail模式以IE浏览器和Web网页为基础，用户利用提供Email服务的网站收发Email；而客户端软件方式则需要用户安装专门的客户端软件，由客户端软件对Email进行管理。
(1)客户端软件模式
在Internet发展初期，由于网络资源匮乏，网络线路传输速率很低，价格昂贵。基于此，绝大多数电子邮件服务商都以POP3协议建立收件服务器，以SMTP协议建立发件服务器。然后要求用户利用专门的软件连接邮件服务器，实现电子邮件收发。在这一模式下，在编写和阅读邮件时，用户的计算机都可以不接入Internet，只是在接收和发送邮件的瞬间才需要连接到邮件服务器。
基于客户端软件收发Email具有以下优点：(1)只使用很少的网络资源，占用很少的上网时间。(2)支持离线阅读；(3)免受站点中各类广告的骚扰；(4)在本地计算机中自行管理邮件，增强了安全性。
但是，使用客户端软件管理Email前必须要对客户端软件进行配置，需要把自己的邮箱账号、密码、收件服务器地址、发件服务器地址填写到客户端软件中。只有配置正确，客户端软件才能户登录到收件服务器上提取用户的邮件。
目前，常见的Email客户端软件主要有Outlook和Foxmail等等。
(2)Webmail模式
所谓Webmail，就是利用网页实现Email收发的一种技术。Internet服务商在Web站点上开发一个收发Email的界面。Email用户在登陆此Web站点后，通过填写页面的表单，说明收件人地址、信件内容、主题和附件，最后，单击【发送】按钮把信件发送出去。
以Webmail方式收发Email，主要有以下特点：①不需要用户配置软件。当Email用户利用IE浏览器登陆到Webmail界面后，用户只是Web服务器上的一个终端，用户对信件的所有操作都是在Web服务器上完成的；②用户撰写邮件、准备素材必须在网络连接的状态进行；③所有的邮件都存储在服务器上，服务器的安全性对用户的影响很大；④难免被迫接收Web站点内的各种广告、垃圾信息。
比较Webmail和以客户端软件收发Email，二者各有特色。初学者和多人共用计算机的用户适合使用Webmail收发Email，Email的高级用户和专机专用的用户则比较喜欢以客户端软件收发Email。
(1)采用客户端软件管理邮件的优势：
避免广告骚扰
在本地计算机上管理邮件——自行管理
离线阅读
不完全依托邮件服务器
(2)配置邮件客户端软件的必要条件
明确自己邮箱的账号、密码、POP3服务器地址、SMTP服务器地址
自己的收件服务器支持POP3协议
(3)主流的邮件客户端软件
目前，常见的邮件客户端软件有：Outlook和Foxmail。Outlook 2010是由微软公司出品的、Office套件中的邮件客户端软件，是Office的关键套件之一。