5.5.2 Excel的数据排序

对于一个数据表，按照某个字段的值进行排序，是非常常见的操作。

在排序过程中，为了解决多个主排序关键字相同的记录的顺序问题，人们还经常设置次要关键字、第三关键字。

在这种情况下，如果两个记录的主关键字相同，系统就会按照第二关键字、第三关键字排列其先后顺序关系。

首先，选定整个数据表；

然后，在【数据】功能卡中找到【排序和筛选】组块，单击其中的【排序】按钮，打开【排序】对话框。如图5-29所示。根据需要，设置第一关键字、第二关键字。当然，也可以只设置主要关键字。

图5-29设置排序关键字

最后单击【确定】按钮，系统开始排序，瞬间得到排序结果。

(3)注意事项

①在排序过程中，如果事先选择的区域中包括了“字段名行”（即标题行），则应该把对话框右上角的【数据包含标题】复选框设置为有效。不然，字段名行也和记录一起排序，就严重破坏了数据的整体完整性。

②排序是针对整个数据表的排序，在排序中切记不要只选择关键字列。比如，要对图6－29所示的数据表按照“单位”排序，应该先选定A1:M200，然后再启动排序功能，绝对不要仅仅选中“单位”列。不正确的操作可能会导致数据全体混乱。

③如果在执行“排序”功能前，插入点已经在数据表内，那么在选择“排序”命令后，Excel 2007会自动扩展数据表区域。在绝大多数情况下，Excel 2007的自动扩展形成的区域都是正确的。

(1)案例要求

对于如图5-30的数据表，按照系别进行升序排序、对于属于同一单位的职工再按照职工号降序排列。

图5-30待排序的数据表

(2)基本思路

根据题目要求，本例是一个数据排序的题目，第一关键字是系别，升序排列；第二关键字是职工号，降序排序。在设置好各类关键字后，直接执行排序命令即可。

(3)操作过程

首先，鼠标单击数据表中的任意一个单元格，保证插入点位于数据表内部；

其次，单击选项卡【数据】，并从【排序与筛选】组块中选择【排序】按钮，启动排序对话框。如图5-31所示。

图5-31排序对话框

第三，在图5-31所示的对话框中，单击【主要关键字】边缘的下拉按钮，选中【系别】字段，在【次序】下拉列表框中选择【升序】。

第四，单击顶部的按钮【添加条件】，在【主要关键字】下面添加一行【次要关键字】，为次要关键字选择字段【职工号】，【次序】方式为【降序】。

最后，单击【确定】按钮，开始执行排序操作。